Événements de groupe

Les événements de groupe vous aident à gérer des shoots avec plusieurs participants. Ils sont utiles pour les ateliers, shootings d’agence, journées de casting, productions avec plusieurs créateurs, shoots sur plusieurs jours, ou toute situation où vous avez besoin de contrats de nombreuses personnes et souhaitez tout suivre au même endroit.

L’avantage principal : vous n’avez pas à saisir vous‑même les informations de chaque modèle, créateur ou signataire lié au bien. Vous pouvez créer un lien d’invitation ou un code QR, le partager, et laisser les participants rejoindre l’événement, renseigner leurs données et signer leur contrat. Cela fait gagner du temps à l’organisateur et réduit la saisie manuelle pendant un shoot chargé.

Pour créer un événement de groupe, choisissez un modèle compatible avec les événements de groupe, sélectionnez la langue, puis saisissez le nom de l’événement, les dates, le lieu, la description et les informations de l’organisateur.

Après enregistrement, vous gérez les participants dans la section Listes (« Rosters »). Un événement peut avoir plusieurs listes : par exemple Modèles, Créateurs et — avec un modèle d’autorisation lieu/bien compatible — une liste propriétaires de biens. Utilisez les onglets pour passer d’une liste à l’autre.

Les participants de la liste « propriétaires » confirment les détails de propriété ou d’autorisation ainsi que les informations sur le bien ou le lieu (description, adresse, photo facultative). Les mêmes écrans s’affichent dans l’application et dans le navigateur lorsqu’ils ouvrent leur lien de demande de signature.

Pour ajouter quelqu’un manuellement, appuyez sur Inviter, choisissez la liste, saisissez le nom et l’e-mail du participant, et indiquez si un e-mail de demande de signature doit être envoyé tout de suite. Si vous n’envoyez pas l’e-mail immédiatement, vous pouvez d’abord ajouter le participant et envoyer la demande plus tard, ou signer directement dans l’application.

Vous pouvez aussi créer un lien d’invitation pour que les participants s’inscrivent eux‑mêmes. Dans un nouvel événement, appuyez sur Lien d’invitation. Dans les autres états, ouvrez Plus puis Lien d’invitation. Choisissez la liste concernée, puis configurez le lien :

• Expiration : une heure, un jour, une semaine, ou sans limite. Définit combien de temps le lien reste utilisable.
• Limite d’inscriptions : 1, 10, 100, ou sans limite. Définit combien de personnes peuvent rejoindre via le lien.
• Note facultative pour les participants (point de rendez-vous, consignes, etc.).

Chaque liste dispose d’un seul lien d’invitation. Après création, SnapSign affiche un lien partageable et un code QR. Vous pouvez copier le lien ou partager le QR. Toute personne qui ouvre le lien peut saisir son e-mail, recevoir un e-mail sécurisé, s’inscrire sur cette liste, compléter ses informations et signer son contrat. Si vous modifiez les paramètres du lien, l’URL reste la même. Si vous supprimez le lien d’invitation, l’ancien lien cesse de fonctionner, mais les participants déjà inscrits restent sur la liste.

L’écran d’événement affiche le statut de chaque membre de liste : invitation envoyée, signé, etc. Vous pouvez rechercher et filtrer la liste, renvoyer des demandes de signature, consulter les contrats et enregistrer des fiches modèle dans la bibliothèque. Un participant peut être retiré de la liste avant signature, même si une demande de signature a déjà été envoyée.

Les événements de groupe génèrent des contrats différents selon les rôles. Les modèles signent des autorisations modèle pour l’événement. Les créateurs signent un consentement de participation à l’événement. Le consentement créateur n’est pas une autorisation modèle. Les modèles compatibles peuvent ajouter des autorisations bien ou lieu pour les participants de la liste propriétaires.

Si l’organisateur est aussi le créateur du shoot, il n’a pas besoin de s’ajouter à la liste Créateurs. Il signe en tant qu’organisateur lorsque l’événement est prêt à être finalisé.

Lorsque tous les participants requis de toutes les listes ont signé, l’organisateur vérifie la liste et signe l’événement de groupe. Après la signature de l’organisateur, l’événement est verrouillé et finalisé : les modifications de liste ne sont plus possibles. Les contrats signés peuvent être téléchargés, les certificats aussi, et tous les contrats signés peuvent être téléchargés ensemble une fois les documents finaux générés.

Pour les événements avec des créateurs sur la liste Créateurs, l’organisateur peut envoyer les contrats à chaque créateur individuellement. Ces contrats incluent les données personnelles et la signature du créateur, ainsi que la signature du modèle et celle de l’organisateur.

Les événements de groupe nécessitent un accès Premium. SnapSign autorise aussi deux essais gratuits sans abonnement.

Relisez toujours attentivement la liste et les détails de l’événement avant de signer et de finaliser un événement de groupe.

FAQ — Événements de groupe

Qu’est-ce qu’un événement de groupe ?

C’est un flux SnapSign pour les shoots avec plusieurs participants. Vous invitez les participants, collectez les signatures, suivez l’avancement et gérez les contrats signés au même endroit.

Quand utiliser un événement de groupe ?

Pour les shoots importants, shoots de groupe, ateliers, shootings d’agence, shoots sur plusieurs jours, ou tout shoot nécessitant des contrats de plusieurs participants.

C’est surtout utile lorsque vous ne souhaitez pas saisir manuellement les détails de chaque modèle ou créateur. Partagez un lien d’invitation ou un QR pour que les participants rejoignent, renseignent leurs données et signent.

Comment créer un événement de groupe ?

Choisissez un modèle compatible avec les événements de groupe, la langue, puis renseignez le nom de l’événement, les détails et les informations de l’organisateur.

Qu’est-ce qu’une liste (« roster ») ?

Une liste regroupe les participants d’un événement. Par exemple : Modèles, Créateurs et — selon le modèle — une liste propriétaires de biens pour les autorisations lieu ou bien.

À quoi sert la liste « propriétaires de biens » ?

Pour les autorisations bien ou lieu sur les modèles compatibles. Chaque ligne stocke qui signe (propriété / coordonnées) et ce qui est couvert (description, adresse, photo de lieu facultative), afin que les PDF générés correspondent à ce que les signataires ont validé dans l’application ou le navigateur.

Les signataires « bien » voient-ils les mêmes champs via un lien navigateur ?

Oui. Lorsque la ligne liste inclut les informations bien / lieu, le signataire web (application docs SnapSign) affiche les mêmes champs que sur mobile, avec une charge utile et une soumission alignées sur le backend pour ne pas perdre de données entre plateformes.

Comment ajouter quelqu’un à une liste ?

Appuyez sur Inviter, choisissez la liste, saisissez nom et e-mail, et indiquez si l’e-mail de demande de signature part immédiatement.

Puis-je ajouter des participants sans envoyer l’e-mail tout de suite ?

Oui. Ajoutez d’abord le participant, envoyez la demande plus tard, ou finalisez la signature dans l’application.

Qu’est-ce qu’un lien d’invitation ?

Il permet aux participants de s’ajouter eux‑mêmes à une liste. Un code QR est associé. Chaque liste a un lien d’invitation.

Comment créer un lien d’invitation ?

Ouvrez l’événement, Lien d’invitation, ou Plus → Lien d’invitation, puis choisissez la liste. Définissez l’expiration, la limite d’inscriptions, une note facultative, puis Créer.

Que peut-on configurer sur un lien d’invitation ?

Expiration, nombre maximum d’inscriptions, et une note facultative affichée aux participants.

Options d’expiration : une heure, un jour, une semaine, ou sans limite.

Limites d’inscription : 1, 10, 100, ou sans limite.

Que se passe-t-il quand quelqu’un ouvre le lien ?

Il saisit son e-mail et reçoit un e-mail sécurisé. Ensuite il peut s’inscrire sur la liste choisie, compléter ses informations et signer.

Et si je modifie ou supprime le lien ?

La modification conserve la même URL et le même QR. La suppression invalide l’ancien lien pour ceux qui l’avaient reçu. Les personnes déjà inscrites restent sur la liste.

Puis-je partager un code QR ?

Oui, après création du lien d’invitation.

Quels contrats un événement de groupe produit-il ?

Les modèles signent des autorisations modèle pour l’événement. Les créateurs signent un consentement de participation. Ce n’est pas une autorisation modèle. Les propriétaires signent l’autorisation bien / lieu liée à leur ligne de modèle — par exemple description/adresse ou photo de lieu selon le flux.

Puis-je rechercher ou filtrer une liste ?

Oui : recherche et filtre par statut de signature.

Quand l’organisateur peut-il signer ?

Après que tous les participants requis de toutes les listes ont signé. Un message s’affiche si l’événement n’est pas encore prêt.

Que se passe-t-il après la signature de l’organisateur ?

L’événement est verrouillé et finalisé. Plus de changements de liste. Une fois les documents finaux générés, téléchargement des contrats signés, des certificats, et de l’archive de tous les contrats.

Puis-je envoyer les contrats aux créateurs ?

Oui. Une fois l’événement prêt, l’organisateur peut envoyer à chaque créateur un e‑mail avec une archive ZIP contenant les documents avec les données et la signature de ce créateur, la signature modèle et celle de l’organisateur.

Dois-je m’ajouter comme créateur ?

Si vous êtes à la fois organisateur et créateur du shoot, pas besoin de vous ajouter à la liste Créateurs : vous signerez en tant qu’organisateur à la finalisation.

Puis-je modifier un événement après des signatures ?

Les détails de l’événement peuvent être verrouillés dès qu’au moins un participant a signé, pour rester cohérents avec les contrats signés.

Puis-je retirer quelqu’un après envoi d’une demande de signature ?

Oui, tant que la personne n’a pas encore signé.

Les événements de groupe exigent-ils Premium ?

Oui, sauf deux essais gratuits sans abonnement.

Dois-je vérifier avant de finaliser ?

Oui. Relisez la liste et les détails avant la signature et la finalisation par l’organisateur.